การใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัท นั้นแน่นอนว่าจะต้องติดต่อกับลูกค้าหรือบริษัทคู่ค้าหลายคน ซึ่งงานที่ติดต่อสื่อสารนั้นก็มีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป รวมทั้งการพิมพ์ตอบกลับนั้นก็มีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป แต่การติดต่อสื่อสารกับบริษัทคู่ค้าเดิมนั้นแน่นอนว่าอาจจะมีปัญหาซ้ำๆหรือการแก้ไขปัญหาที่เดิมๆที่คุณต้องพิมพ์ตอบเหมือนเดิมตลอด เช่น เมื่ออีเมล (Email) ของลูกค้ามีการติด Spam ซึ่งปัญหานี้พบได้บ่อยในการใช้งานอีเมล (Email) เมื่อคุณได้แก้ไขปัญหาดังกล่าวเรียบร้อยแล้วคุณจำเป็นต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นประจำ ซึ่งการพิมพ์ตอบกลับในคำตอบเดิมๆนั้นก็ทำให้คุณเสียเวลาเป็นอย่างมาก เพราะในแต่ละวันไม่ได้มีเพียงอีเมล (Email) เดียวเท่านั้นที่ส่งมาหาคุณ จะดีกว่ามั้ยถ้าคุณสามารถที่จะสร้าง Template (แม่แบบ) สำหรับอีเมล (Email) ที่ต้องตอบกลับเป็นประจำเพื่อไว้สำหรับการเรียกใช้งานที่สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

Email Template คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร ?

Email Template คือ คล้ายกับการสร้างจดหมายร่าง แต่สามารถนำกลับมาใช้ซ้ำได้อีกอย่างรวดเร็วแบบไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ สะดวกอย่างยิ่งในการทำธุรกิจ ติอต่อกับลูกค้า หรือบุคคลอื่นๆที่คุณติดต่อเป็นประจำ บางทีข้อความที่ต้องตอบกลับอีเมล (Email) เหล่านี้ก็เป็นข้อความซ้ำๆ อย่างอีเมล (Email) ตอบลูกค้าที่มักจะส่งวันละหลายๆ ฉบับ การสร้าง Email Template เอาไว้ จะช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมล (Email) เดิมๆได้อย่างรวดเร็วอีกทั้งยังสามารถเลือกใช้ได้อย่างเหมาะสมตามลักษณะการใช้งานของคุณ

วิธีการสร้าง Template Email ใน Thunderbird

1. เปิดโปรแกรม Mozilla ThunderBird

2.คลิกที่ “Write” (เขียนจดหมาย) จากนั้นจะปรากฏหน้าเขียนจดหมายขึ้นมา ให้ตั้งชื่อ Template (แม่แบบ) ในช่อง “Subject” (เรื่อง) เพื่อง่ายต่อการค้นหาในการนำมาใช้งาน จากนั้นทำการใส่เนื้อหาที่คุณต้องการสร้างเป็น Email Template

3. จากนั้นจะทำการ Save Template (บันทึกแม่แบบ) โดยไปที่ File > Save As (บันทึกเป็น) > Template (แม่แบบ)

4.จากนั้น Template (แม่แบบ) จะถูกแสดงอยู่ด้านล่าง Draft เมื่อคลิกที่ Template (แม่แบบ) ด้านขวาจะแสดงรายละเอียดของ Template (แม่แบบ) ที่ถูกสร้างขึ้น