เราจะทำให้ Email บางคนไปอยู่ใน Folder ที่กำหนดได้อย่างไร ในโปรแกรม Thunderbird

ในการใช้งานอีเมล (Email) ของบริษัท หรือการใช้งานอีเมล (Email) ส่วนตัว การใช้อีเมล (Email) ในการเรียนการสอน หรือแทบจะทุกอาชีพตอนนี้ล้วนแล้วต้องใช้อีเมล (Email) ในการติดต่อสื่อสารกัน แน่นอนอยู่แล้วว่าปกติข้อความอีเมล (Email) ที่ได้รับจะถูกเก็บไว้ในส่วนของ Inbox (กล่องจดหมาย) ซึ่งเมื่อคุณจำเป็นต้องหาอีเมล (Email) ของผู้ส่งคนใดคนหนึ่งนั้นต้องมาเลื่อนหาอีเมล (Email) ใน Inbox (กล่องจดหมาย) ทีละอัน ซึ่งทำให้เสียเวลาอย่างมาก หากใครที่มีผู้ส่งอีเมล (Email) เข้ามาวันละหลายร้อยฉบับก็จะทำให้เสียเวลาเป็นอย่างมาก ซึ่งหากบางคนที่เคยใช้งาน Microsoft Outlook ก็จะทราบดีว่าใน Outlook นั้นมีส่วนเสริมที่เรียกว่า Rule หรือ กฎ ที่สามารถทำให้อีเมล (Email) ที่ได้รับย้ายไปยัง Folder ที่คุณได้ทำการสร้างไว้ได้เองอัตโนมัติ ซึ่งใน Thunderbird เองก็สามารถที่จำทำแบบนั้นได้เช่นกัน

การสร้าง Folder เพื่อแยกรับ Email มีประโยชน์อย่างไร

การสร้าง Folder เพื่อไว้สำหรับการแยกอีเมล (Email) ที่ได้รับนั้นจะทำให้คุณสะดวกมากและมีความรวดเร็วในการค้นหาอีเมล (Email) เพราะหากคุณใช้งานอีเมล (Email) ในบริษัทนั้น แน่นอนว่านอกจากคุณจะได้รับอีเมล (Email) ติดต่อจากลูกค้าแล้ว ภายในองค์กรหรือบริษัทของคุณเองก็ต้องใช้อีเมล (Email) ในการติดต่อสื่อสารกันเช่นกัน หากสร้าง Folder ของแต่ละแผนกเอาไว้เมื่อได้รับอีเมล (Email) เข้ามาข้อความเหล่านั้นจะถูกส่งไปยัง Folder ต่างๆตามที่คุณได้ทำการสร้างเอาไว้ เมื่อต้องการค้นหาคุณก็สามารถหาได้อย่างง่ายดาย เพราะอีเมล (Email) จะไม่ไปปะปนกันมั่ว และเมื่อบางครั้งคุณอยากที่จะลบอีเมล (Email) ที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้วเพื่อประหยัดพื้นที่ในโปรแกรม คุณก็สามารถที่จะเลือกได้ว่าต้องการลบข้อความใดของแผนกใด และไม่ต้องการลบข้อความใด ซึ่งการทำแบบนี้จะเป็นการจัดระเบียบอีเมล (Email) แบบเป็นสัดส่วนไปในตัวและง่ายต่อการค้นหาและประหยัดเวลาของตัวคุณเองเป็นอย่างมาก ซึ่งจะมีวิธีการทำแบบใดสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ด้านล่าง

วิธีการสร้าง Folder เพื่อแยก Email ใน Thunderbird

  • เปิดโปรแกรม Thunderbird ขึ้นมา
  • ทำการสร้าง Folder ขึ้นมาก่อนเพื่อที่จะให้อีเมล (Email) ที่ต้องการรับเข้ามาอยู่ใน Folder ที่ได้สร้างไว้เองอัตโนมัติ โดยการคลิกขวาที่ “Inbox” (กล่องจดหมาย) > เลือก “New Folder” (แฟ้มใหม่)
  • ตั้งชื่อ Folder ตามต้องการ > จากนั้นคลิก “Create Folder” (สร้างโฟลเดอร์)
  • จากนั้นคลิกที่อีเมล (Email) ที่คุณต้องการให้ย้ายไปอยู่ใน Folder ที่คุณสร้างไว้
  • จากนั้นคลิกที่ “Message” (ข้อความ) > และเลือก “Create Filter From Message” (สร้างตัวกรองจากข้อความ)
  • จากนั้นตั้งชื่อ “Filter name” (ชื่อตัวกรอง) และ ใส่ชื่ออีเมล (Email) ที่ต้องการให้ส่งอีเมล (Email) มาแล้วเข้า Folder ที่สร้างขึ้นไว้
  • จากนั้นภายใต้หัวข้อ “Perform these actions” (ดำเนินการเหล่านี้) ให้คลิกที่อีเมล (Email)
  • เลือกอีเมล (Email) ที่มี Folder ที่ได้ทำการสร้างไว้อยู่ > คลิกที่ “Inbox” (กล่องจดหมาย) > จากนั้นเลือก Folder ที่สร้างไว้
  • จากนั้นคลิก “OK”
  • จากนั้นจะมีหน้าต่าง “Message Filters” (ตัวกรองข้อความ) ขึ้นมา ให้คลิก “Run Now”
  • จากนั้นเมื่อลองทดสอบส่งอีเมล (Email) จะพบว่าอีเมล (Email) ที่ได้ทำการกำหนดค่าไว้จะเข้ามาใน Folder ที่สร้างไว้อัตโนมัติ