ลายเซ็นใน Email (Email Signature) หรือคำลงท้าย Email ที่มักใส่เบอร์โทรศัพท์ตำแหน่งและสถานที่ทำงานของผู้ส่ง (Sender) บางคนอาจจะมิทราบประโยชน์เนื่องจากตั้งไว้ตามประเพณีการสื่อสารในการทำงานที่มีมานานนั้นมีประโยชน์ต่อการสื่อสารในระดับการใช้งาน Email ระดับองค์กรอย่างไรและมีคำแนะนำในการตั้งค่าให้ดูมืออาชีพอย่างไรเราไปดูกัน
ประโยชน์ของลายเซ็นใน Email
เนื่องจากการสื่อสารทาง Email นั้นผู้รับ Email ของเราเกือบ 80%-90% อาจจะไม่เคยเห็นหน้าหรือรู้จักเราด้วยซ้ำดังนั้นการระบุรายละเอียดในลายเซ็นนั้นเป็นการแนะนำตัวอย่างหนึ่งซึ่งทำให้ผู้รับทราบว่าเรากำลังคุย Email กับใครอยู่ หากไม่มีลายเซ็นแล้วเราส่ง Email ไปเลยอาจจะทำให้ผู้รับไม่เชื่อมั่นได้ รวมถึงบางครั้บในลายเซ็นอาจจะใส่ช่องทางการติดต่อช่องทางอื่นๆ เช่น เบอร์โทรศัพท์ เผื่อที่มีเรื่องฉุกเฉินผู้รับ Email อาจจะใช้วิธีโทรศัพท์มาคุยกับเราโดยตรง เป็นต้น
ควรใส่อะไรในลายเซ็นบ้าง
- ชื่อจริง นามสกุลจริง (หรืออาจจะวงเล็บชื่อเล่นไว้)
- ตำแหน่งในองค์กรนั้นๆ เช่น Sales Manager
- ชื่อและที่อยู่ขององค์กรที่เราทำงานอยู่
- เว็บไซต์ขององค์กร
- เบอร์โทรศัพท์มือถือหรือเบอร์สำนักงาน (ในกรณีที่เป็นอีเมล์ส่วนตัวแนะนำให้ใส่เบอร์มือถือ)
ลายเซ็นหรือคำลงท้าย Email ควรใช้ภาษาอะไร
หากคู่ค้าของท่านเป็นต่างประเทศผู้เขียนแนะนำอย่างยิ่งว่าควรใช้เป็นภาษาอังกฤษ (English) เนื่องจากเป็นภาษากลางในการสื่อสาร ยกเว้นว่าท่านติดต่อแต่กับคู่ค้าที่เป็นคนไทย 100% ก็สามารถใช้ภาษาไทยหรือภาษาท้องถิ่นของประเทศนั้นๆที่ใช้ในการสื่อสาร
ทำไมไม่ควรใส่รูปหรือ Logo ลงไปในลายเซ็น
หลายๆองค์กรมักจะใส่รูปภาพ เช่น Logo บริษัทลงไปในลายเซ็นด้วยซึ่งผู้เขียนไม่แนะนำให้ทำเพราะ Email Client หรือ Mail Server ปลายทางอาจจะมองว่าเป็น Email Spam และอาจจะไม่ถึงปลายทางหรือหากถึงปลายทางภาพดังกล่าวก็อาจจะไม่แสดงเป็นต้น
ตัวอย่างลายเซ็นใน Email
——————
Mr.John Dong
Sales Manager
Example Co., Ltd.
999 Rama 1 Rd.,Pathumwan Bangkok 10330 THAILAND
Website: www.example.com
Email: [email protected]
Tel: 02-999-999x